Inside Buro Knal: Een glimp achter de schermen van ons ondernemend collectief

Ontdek hoe Buro Knal, naast het creëren van kleurrijke communicatieprojecten, de balans tussen structuur en flexibiliteit vindt in het ondernemerschap. Leer van onze ervaringen en laat je inspireren voor jouw eigen professionele weg.

In deze blog hebben we het eens niet over vormgeving, branding of Canva. Naast prachtige communicatieprojecten vormgeven voor klanten hebben wij ook Buro Knal te runnen als echte CEO’s. En dat ondernemen brengt zo nu en dan de nodige kopzorgen mee. Het vraagt naast veel goesting ook wel wat routine en structuur. Buro Knal is gelukkig heel organisch gegroeid van Atelier per Twee in onze living tot het collectief van 5 dat we nu zijn. Maar toen we echt klaar waren om die overstap te maken, voelden we dat uitgeschreven processen, planning en strategie voor onze business echt noodzakelijk werden. Het is nog steeds een zoektocht naar de juiste balans tussen structuur en go with the flow, maar we geven graag inkijk in hoe wij dat aanpakken.

Een vriendelijke stok achter de deur

Allereerst beseften we dat we iemand nodig hebben die ons op koers kan houden. Het is zo gemakkelijk om je te verliezen in je klantenwerk en daardoor het werken aan je business te vergeten. We besloten om Geertrui van Team Jeanne in te schakelen als vaste professionele sidekick. Ze had ons eerder al geholpen om de overstap van Atelier per Twee naar Buro Knal om te zetten in een concreet actieplan, dus was het een logische stap om haar in te schakelen for the long run. Ze kreeg inkijk in onze zaak en bepaalt samen met ons de business- en communicatiestrategie. Elk jaar stellen we samen een jaarplanning op waarin we de doelen en bijhorende interne projecten voor het komende jaar vastleggen.

Maandelijks houden we een business meeting waarbij we bekijken hoe het staat met die interne projecten en bepalen we de next steps.

In die maandelijkse meetings bespreken we ook of ons omzetdoel on track is en afwisselend hebben we het ook nog over de lopende projecten voor klanten of het contentplan voor het komende kwartaal.

Geertrui zet dit voor ons allemaal overzichtelijk in ons Buro Knal Dashboard in Notion en zo is iedereen altijd mee en gaat er geen informatie verloren.

Wekelijkse regelmaat

Anneleen en Sofie zitten elke week samen om de lopende projecten voor klanten te bespreken en kijken waar er moet bijgestuurd worden.

In een vorige blog hadden we het over het belang van goed projectmanagement. We schreven daar al dat we elk klantenproject in een duidelijke planning omzetten. Via Teamleader noteren we alle deadlines in onze agenda en blokkeren we meteen ook de nodige werktijd.

Zo hebben we steeds een duidelijk overzicht over onze workload en beschikbaarheid.

Om die workload bij te kunnen houden, tracken we onze gewerkte uren in Teamleader. Zo kunnen we op het einde van het project ook analyseren of de inschatting op de offerte overeen komt met het aantal werkelijk gepresteerde uren. Zo kunnen we ook berekenen of de omzet in lijn is met ons uurloon.

Wat we vroeger vergaten, maar nu mee inplannen, is de werktijd die nodig is om te werken ààn onze business: het opvolgen van de mailbox, opmaken van offertes, boekhouding, communicatie (social media/website), … Opgeteld zijn we hier toch bijna een volledige werkdag per week mee bezig, dus zotjes eigenlijk dat we dat voordien maar wat “tussendoor” deden. Nu krijgen die to do’s ook de nodige tijd en aandacht en ervaren we meer rust in onze work-life balans.

Mailbox dicht

Dit is misschien eerder een timemanagement truukje, maar in de voormiddagen blijft onze mailbox dicht zodat we ons kunnen focussen op onze projecten. Deze boodschap staat ook standaard in onze e-mailhandtekening zodat iedereen op de hoogte is van deze manier van werken. Het is bovendien een dubbele boodschap: 1️⃣ We breken een lans voor het niet altijd aan te moeten staan en 2️⃣ we tonen onze klanten dat we echt met toewijding aan hun project werken.

Maar eerlijk is eerlijk; het blijft een uitdaging om toch niet snel te antwoorden of iets op te zoeken… Niemand is perfect 😉 en de ene dag lukt dat beter dan de andere.

Maar dat is zo met alles in de business en in het leven. Het blijft een work in progress en we groeien rustig verder. Deze blog is dan ook geen heilige graal. Doe vooral wat goed voelt voor jou/jullie en misschien haal je inspiratie uit onze manier van werken.

Deel dit artikel via

Andere inspirerende artikels

Een project aanpakken doen we zo!

Project planning is één van onze stokpaardjes. Al van bij de offerte krijg je van ons dat ook een duidelijke timing en manier van aanpak gepresenteerd. We begeleiden je graag met de nodige helderheid doorheen het proces zodat je altijd weet waar je aan toe bent.

Leestijd: 3 min

De do’s en don’ts van een goede procesbegeleiding - Interview met Anouk De Weerdt

Dat een ontwerpproces begeleiden waar meer dan 20 personen aan meewerken, niet simpel is, hebben wij aan de lijve ondervonden. Ook al kregen we van de opdrachtgever complimenten over onze geduldige en diplomatische aanpak, we gingen meer dan eens met een wrang gevoel naar huis.

Leestijd: 5 min